Vijf essentiële tips voor toereikend crisismanagement

Er ligt een crisismanagementplan klaar dat hopelijk nooit gebruikt hoeft te worden. Plotseling ontstaat er toch een dreiging of zelfs een crisis – digitaal of fysiek. “Iedereen binnen het bedrijf gaat gelijk aan de slag. Dat is goed, maar de situatie moet wel methodisch en gestructureerd worden aangepakt en centraal gecoördineerd worden,” vertelt Alexander van Hees, consultant bij ISP. “Met deze tips houdt u een crisissituatie beter onder controle.”

1. De basis: een goed crisismanagementteam samenstellen 

“Er moet snel, open en weloverwogen gecommuniceerd worden,” vertelt Alexander. Daarvoor is een crisismanagement team met een solide basis nodig. “Zorg voor een team van minimaal vijf en maximaal tien personen, ook bij grote organisaties. Alle disciplines moeten aanwezig zijn: juridisch, financieel, HR, et cetera. Iedereen moet precies weten wat zijn taak is,” legt Alexander uit. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar zo heeft Alexander nog een tip voor iets dat vaak vergeten wordt: “Zorg voor een hardcopy van het plan. Is de crisis digitaal, dan is er toch altijd toegang tot de planvorming.”

2. De situatie vastleggen: BOB-methodiek en het logboek

“Van eenzelfde situatie kunnen mensen toch een totaal ander beeld hebben,” weet Alexander uit de praktijk. Werk daarom met het hele team volgens de BOB-methodiek: beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming. Wat betekent de situatie voor elke discipline? Houd vervolgens alle ondernomen acties bij in een logboek. Alexander: “Werk beknopt, maar volledig. Soms spelen jaren later bijvoorbeeld nog verzekeringskwesties of komen er juridische complicaties. Het logboek vormt een goede onderbouwing van het feit dat alles is gedaan om de crisis binnen redelijke marges te bedwingen.”

3. Scenariodenken: wees voorbereid op elke situatie

Zorg dat er in een crisis altijd vooruit gedacht wordt. “Dat gebeurt middels scenariodenken,” vertelt Alexander. “Laat een deel van het crisisteam drie tot vijf scenario’s uitwerken. Welke maatregelen kunnen we nemen als de crisis zich in richting X of Y ontwikkelt?” Inspelen op een onbekende situatie is natuurlijk ingewikkeld. ISP biedt tabletop trainingen en simulaties aan, die uw crisisteam in slechts enkele uren voorbereiden op een dreiging aan de hand van samen opgestelde scenario’s. Alexander: “Dat geeft zelfvertrouwen en het team raakt bovendien goed op elkaar ingespeeld.”

4. Stakeholderskwadrant: weet waar de belangen liggen

“Met deze tool voor stakeholdermanagement wordt in kaart gebracht wie betrokken kunnen zijn bij een crisis,” legt Alexander uit. Media, interne medewerkers, de externe organisatie – wat betekenen ze voor de benaderingsstrategie? Deze methode brengt overzicht in de belangen en invloeden van de verschillende partijen. “Zo wordt er in kaart gebracht wat er naar wie gecommuniceerd wordt, en blijft alle verschillende communicatie toch op één lijn,” aldus Alexander.

5. Ondersteuning: schakel een professional in

Met een goed voorbereid crisismanagementteam, heldere vastlegging van situaties, scenariodenken, stakeholdermanagement en professionele ondersteuning, kunnen crisissituaties beter beheerst worden. Toch blijft een crisis of dreiging een vervelende aangelegenheid waarbij veel op het spel staat.

Twijfelt u aan uw crisisplan, wilt u uw team beter voorbereiden of gewoon zeker weten dat alles goed ingeregeld is? ISP biedt ondersteuning voor, tijdens en na een crisissituatie.

Neem vrijblijvend contact op met onze professionals voor advies en diensten op maat.