Recent voerde ISP een screening uit voor een opdrachtgever waarbij een diplomacheck onderdeel was van de procedure. Kandidaten worden vooraf altijd duidelijk geïnformeerd over de inhoud van de screening. Dit gebeurt via de vacaturetekst, tijdens sollicitatiegesprekken en via de informatie die wij zelf verstrekken voorafgaand aan het onderzoek. 

In deze specifieke screening maakte diplomaverificatie onderdeel uit van het proces. 

Wat gebeurde er? 

Tijdens het onderzoek ontvingen wij van de kandidaat een DUO-uittreksel ter bevestiging van het behaalde universitaire diploma. Dergelijke documenten zien wij regelmatig. Normaal gesproken zijn deze voorzien van een digitaal echtheidskenmerk en kunnen zij online worden geverifieerd. 

In dit geval ontbrak het digitale echtheidskenmerk. 

Dit komt incidenteel voor wanneer een document wordt opgeslagen, bewerkt of opnieuw wordt geëxporteerd. In dergelijke situaties vragen wij de kandidaat doorgaans het uittreksel opnieuw rechtstreeks via DUO te downloaden en direct door te sturen. Meestal is het probleem daarmee opgelost. Bij deze kandidaat bleef echter meerdere keren een document zonder echtheidskenmerk binnenkomen. Om volledige zorgvuldigheid te waarborgen heeft een van onze helpdeskmedewerkers het volledige downloadproces telefonisch met de kandidaat doorlopen. 

Ook na deze begeleiding bleef het echtheidskenmerk ontbreken. Vervolgens ontving ISP een kopie van het ‘originele’ diploma. Ook dit document voldeed niet aan de gebruikelijke echtheidskenmerken van de betreffende onderwijsinstelling. 

Met de door ISP verstrekte toestemmingsverklaring van de kandidaat heeft de werkgever rechtstreeks verificatie uitgevoerd bij de betreffende onderwijsinstelling. Uit deze verificatie bleek dat zowel het aangeleverde DUO‑uittreksel als het ‘originele’ diploma vervalst waren, omdat de kandidaat niet aan deze onderwijsinstelling heeft gestudeerd. 

Omdat verificatie daardoor niet mogelijk was, heeft ISP de screening afgesloten met een risicomelding en de opdrachtgever geadviseerd de diplomacheck alsnog aanvullend uit te voeren. 

Hoe handelt u als opdrachtgever in een dergelijke situatie? 

Een situatie waarin twijfel ontstaat over documentatie vraagt om zorgvuldigheid en objectiviteit. Ons advies: 

• Ga niet direct uit van frauduleus handelen; controleer eerst alle feiten. 

• Ga het gesprek aan met de kandidaat en vraag om het originele diploma en de cijferlijst fysiek te tonen. 

• Laat de kandidaat in aanwezigheid van HR of management inloggen in het officiële DUO-register om het gewaarmerkte uittreksel te tonen. 

• Bij twijfel over de echtheid kan – met toestemming van de kandidaat – verificatie plaatsvinden bij de betreffende onderwijsinstelling. ISP kan dit namens de opdrachtgever uitvoeren. 

• Indien daadwerkelijk sprake blijkt van een vervalst diploma, adviseren wij aangifte te doen en de onderwijsinstelling te informeren. Vervalsing van diploma’s valt onder valsheid in geschrifte en is strafbaar. 

Hoe belangrijk is een diploma werkelijk? 

Een diploma is niet in elke functie doorslaggevend. Competenties, ervaring en persoonlijkheid spelen vaak een minstens zo grote rol. Wat echter altijd essentieel is, is integriteit. Het vermelden van een niet-behaalde opleiding of het overleggen van vervalste documenten raakt direct aan betrouwbaarheid. En juist betrouwbaarheid vormt de basis van iedere duurzame samenwerking , zowel binnen organisaties als richting klanten en stakeholders. 

Screening als risicobeheersing 

Deze casus onderstreept het belang van een zorgvuldige en onafhankelijke screening. Niet om kandidaten bij voorbaat te wantrouwen, maar om opdrachtgevers te ondersteunen bij het maken van goed onderbouwde beslissingen. ISP voert screenings uit met oog voor detail, proportionaliteit en vertrouwelijkheid. Wij signaleren, verifiëren en adviseren, altijd met respect voor alle betrokken partijen. 

Wilt u meer weten over diplomaverificatie of employment screening binnen uw organisatie? Neem gerust contact met ons op voor een vertrouwelijk adviesgesprek.