Hoe werkt een pre-employment screening? Stappen & tijdsduur uitgelegd 

Het aannemen van een nieuwe medewerker is een belangrijke beslissing. U vertrouwt iemand niet alleen met taken en verantwoordelijkheden, maar vaak ook met gevoelige informatie of waardevolle relaties. Een pre-employment screening (PES), ook wel antecedentenonderzoek, helpt werkgevers zekerheid te krijgen over de betrouwbaarheid en integriteit van een kandidaat. Bij International Security Partners (ISP) voeren wij dit onderzoek zorgvuldig en discreet uit, volledig volgens de geldende wet- en regelgeving. 

Daarnaast biedt onze applicatie de mogelijkheid tot integratie met uw personeelsadministratie. Denk aan koppelingen met systemen zoals AFAS, Loket, Nmbrs of Exact. Hierdoor kunnen screenings rechtstreeks vanuit uw eigen HR-omgeving worden aangevraagd en worden de resultaten automatisch teruggekoppeld in uw systeem. Dit bespaart tijd, voorkomt dubbele invoer en maakt het beheer van grotere aantallen screenings per jaar aanzienlijk efficiënter. 

Wat is een pre-employment screening en waarom is het belangrijk? 

Een pre-employment screening is een diepgaand onderzoek naar de achtergrond van sollicitanten of nieuwe medewerkers. Het doel is om te bevestigen dat de informatie in het cv klopt en dat de kandidaat betrouwbaar is voor de functie. 

In de praktijk blijkt dat kleine onjuistheden in sollicitaties grote gevolgen kunnen hebben. Denk aan vervalste diploma’s, verzwegen werkgevers of financiële problemen die later integriteitsrisico’s veroorzaken. Een screening helpt deze risico’s vroegtijdig signaleren en voorkomt onaangename verrassingen. Met een zorgvuldig antecedentenonderzoek beschermt u niet alleen uw organisatie, maar ook uw medewerkers, klanten en reputatie. 

Is pre-employment screening toegestaan? 

Ja, pre-employment screening is toegestaan, mits dit zorgvuldig wordt uitgevoerd.

Er gelden vier belangrijke voorwaarden: 

Gerechtvaardigd belang: er moet een duidelijke reden zijn om te screenen, bijvoorbeeld vanwege financiële verantwoordelijkheden of vertrouwelijke toegang. 

Informatie vooraf: de sollicitant moet weten dat de screening plaatsvindt en waarvoor deze dient. 

Noodzakelijkheid: alleen relevante gegevens mogen worden onderzocht. 

Transparantie: de resultaten moeten gedeeld worden met de sollicitant. 

Met deze voorwaarden voldoet een screening volledig aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). ISP hanteert strikte procedures om privacy te waarborgen en voert alle onderzoeken uit met volledige transparantie. 

Het screening proces stap voor stap 

1. Aanvraag van de screening 

De werkgever start de screening via onze beveiligde webapplicatie, waarin de sollicitant zijn of haar gegevens eenvoudig kan aanleveren. De applicatie kan worden aangepast aan de huisstijl van uw organisatie en maakt het mogelijk om de voortgang 24/7 te volgen. 

2. Controle van identiteit en achtergrond 

Onze specialisten verifiëren alle relevante gegevens: 

• NAW-gegevens en legitimatiebewijs worden gecontroleerd op juistheid. 

• Het arbeidsverleden en cv worden vergeleken met de opgegeven informatie. 

• Diploma’s en certificaten worden geverifieerd bij officiële instanties. 

• Referenties worden nagegaan om inzicht te krijgen in werkhouding en prestaties. 

• Indien relevant, worden financiële gegevens (zoals BKR) en een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) meegenomen in de beoordeling. 

3. Analyse en beoordeling 

Na het verzamelen van alle gegevens voeren onze onderzoekers een grondige analyse uit. Hierbij kijken we niet alleen naar harde feiten, maar ook naar context: hoe relevant zijn eventuele bevindingen voor de functie? Een financiële aantekening kan bijvoorbeeld zwaarder wegen bij een functie met financiële verantwoordelijkheid dan bij een operationele rol. 

4. Presentatie van resultaten 

Zodra het onderzoek is afgerond, ontvangen zowel werkgever als sollicitant de resultaten via de beveiligde portal. Indien er bijzonderheden zijn geconstateerd, krijgt de kandidaat eerst inzage met de mogelijkheid om te reageren of zich terug te trekken uit de sollicitatieprocedure. Dit zorgt voor transparantie en respect richting de kandidaat, een belangrijk uitgangspunt binnen onze werkwijze. 

5. Uitleg en ondersteuning 

We helpen bij de interpretatie van bevindingen en adviseren over vervolgstappen, zoals aanvullende controles of gesprekken met de sollicitant. Deze persoonlijke begeleiding zorgt ervoor dat u beslissingen neemt op basis van feiten én context. 

Hoe lang duurt een pre-employment screening? 

De screening tijdsduur hangt af van de omvang van het onderzoek en de functie.
Een basischeck met identiteits-, cv- en diplomaverificatie duurt gemiddeld 3 tot 5 werkdagen. Een uitgebreid onderzoek, bijvoorbeeld met internationale referenties of financiële componenten, duurt meestal 1 tot 2 weken. 

Dankzij onze efficiënte digitale processen kan ISP snel en zorgvuldig werken, zonder concessies te doen aan kwaliteit of betrouwbaarheid. 

Is screening verplicht in uw sector? 

In bepaalde sectoren is een antecedentenonderzoek of VOG wettelijk verplicht, met name in functies waarin integriteit en veiligheid centraal staan. Denk aan: 

• Vitale infrastructuur – zoals politie, defensie en ambtenaren. 

• Zorg en onderwijs – waar medewerkers met kwetsbare groepen werken. 

• Financiële instellingen – waar strenge eisen gelden rondom integriteit en vertrouwelijkheid. 

Voor veel andere sectoren is screening niet verplicht, maar wel een verstandige keuze. Organisaties kiezen steeds vaker vrijwillig voor een screening, bijvoorbeeld voor functies met toegang tot vertrouwelijke data, financiële informatie of klantbestanden. Zo verkleinen zij het risico op fraude, datalekken en reputatieschade. 

Privacy en vertrouwelijkheid: kern van onze werkwijze 

Een pre-employment screening raakt gevoelige persoonsgegevens. Daarom staat privacybescherming bij ISP centraal. Wij werken volledig volgens de AVG en onze systemen voldoen aan de hoogste beveiligingsstandaarden. De resultaten worden uitsluitend gedeeld met betrokken partijen en nooit zonder toestemming gebruikt voor andere doeleinden. Deze zorgvuldigheid waarborgt niet alleen de integriteit van het onderzoek, maar versterkt ook het vertrouwen tussen werkgever en sollicitant. 

De meerwaarde van ISP 

Een screening uitvoeren is één ding; het goed interpreteren van de resultaten is iets anders. ISP onderscheidt zich door haar inhoudelijke expertise, persoonlijke begeleiding en betrouwbaarheid. Onze consultants hebben ruime ervaring met risicomanagement en veiligheidsonderzoeken in zowel nationale als internationale context. 

Wij bieden: 

• Snelheid en efficiëntie dankzij een digitale, veilige werkwijze 

• Volledige AVG-naleving 

• Persoonlijke toelichting op bevindingen 

• Discretie en professionaliteit in iedere stap 

• Aanpasbare screeningspakketten afgestemd op functie en organisatie 

Met ISP kiest u voor zekerheid, integriteit en rust bij elke aannamebeslissing. 

Vraag vandaag nog een screening aan Wilt u zekerheid over uw volgende medewerker? Met de pre-employment screenings van ISP weet u precies met wie u in zee gaat. Vraag direct een offerte aan of download onze dienstenkaart ‘Pre-Employment Screening’ voor meer informatie. Liever persoonlijk advies? Neem contact op via info@ispbv.nl of bel +31 320 284 141.